O Magalu , uma das maiores redes varejistas do mundo, se uniu à Pipefy, solução de gerenciamento de processos de negócio, para otimizar operações de marketing. Em 2018, a varejista criou o Estúdio de Design e Branding com o objetivo de cuidar de toda sua comunicação verbal e visual, administrar todo o conteúdo produzido pela companhia, conectando o cliente aos valores e propósitos da marca.
“Nosso setor é responsável pelas ideias, criação, gestão das campanhas e ativação das mesmas. Tudo passa pelo nosso departamento, desde a loja até a parte digital, pois somos os guardiões da marca Magalu”, explica Thiago Sieiro, Designer de Marca do Magalu.
Com uma equipe de 62 pessoas, atrasos nas entregas de projetos eram constantes, devido a ruídos na comunicação e descentralização dos projetos. Cerca de 47% dos briefings não permitiam o início do trabalho por falta de informações.
Os problemas com os processos foram identificados por parte da equipe do Estúdio Magalu após uma imersão de 40 horas para mapear os fluxos de comunicação de todas as áreas. O time percebeu que o que faltava era uma ferramenta completa e descomplicada para centralizar as ações.
Para centralizar uma grande quantidade de informações, o Magalu passou a utilizar uma ferramenta de gestão do Pipefy que, para as áreas de marketing, possibilita o gerenciamento de processos complexos, como os do porte da Magalu. “O primeiro passo que impressionou foi a parte de briefing”, relata Lucas Guimarães, Líder de Criação do Estúdio Magalu.
Dentre as ferramentas que mais auxiliaram nessa transformação do setor de marketing estão os formulários de Solicitações de Marketing do Pipefy. Eles envolvem todo o fluxo de pedidos, processos e entregas para o design e a execução da campanha. Assim, é possível coletar briefings e demandas através de uma única ferramenta com o objetivo de agilizar o processo.
“Cada área precisava de determinadas informações para iniciar a produção. A área de B2B é diferente de CRM e E-commerce, por exemplo. Com o Pipefy foi possível criar um fluxo com formulários e campos obrigatórios, como formato, categoria e objetivos”, explica.
A solução da startup eliminou o retrabalho e a falta de padronização. Todo solicitante que enviar um briefing precisa preencher todas as informações em relação ao job, o que melhora a produtividade e a assertividade. Além disso, a solução automatizou diversas entregas. Segundo Guimarães, muitos cards de jobs eram abertos e esquecidos de mover para “concluídos” pela equipe. “Com o Pipefy, eles são automaticamente movidos após um período específico, o que ajuda a limpar a área de trabalho e a equipe não precisa se preocupar em mover manualmente”, diz.
Resultados
Após a implementação do Pipefy, o processo foi simplificado, reduzindo os oito boards anteriores para apenas dois. “”Assim, ao invés de cada área ter o seu board, pensamos que teria mais lógica separar apenas criação e produção”, comenta Sieiro.
Uma das principais vantagens do Pipefy para Marketing é a possibilidade de integração com outros aplicativos e conectá-lo a outros processos sem ajuda técnica. A ferramenta anterior usada pelo time da varejista não permitia esta integração.
Além de agilidade, a produtividade do time também foi positivamente impactada. Estúdio de Design e Branding da Magalu conseguiu reduzir de 47% a impossibilidade de gerar campanhas com briefings incompletos para 31%. “Para nós isso representa muito”, diz Guimarães. “Antes, quase metade das nossas 3 mil campanhas mensais tinham retrabalho ou atrasos. Agora apenas 31% deles geram dúvidas, e estamos melhorando cada vez mais.”
As automações geradas pelo Pipefy ajudaram a melhorar alguns processos. No primeiro semestre de 2020, foram 3800 automações, enquanto no 2° semestre esse número subiu para 16.400 automações.
Outro processo que foi aprimorado pelo Estúdio foi a extração de relatórios. Antes da implementação do processo do Pipefy esse acompanhamento não era feito pois era necessário migrar muitas informações e métricas para outras plataformas. “Decupar os dados é fácil, o difícil é juntá-los e extraí-los”, relata Guimarães. “Com o Pipefy, podemos criar projetos e campos personalizados, organizar times, processos e recolher todas as informações para exportar e gerar relatórios. No nosso caso, atualmente conectamos o Pipefy ao Google Data Studio.”
A ideia é expandir o uso do Pipefy para outras áreas do Magalu e impulsionar a eficiência e a comunicação em outros tipos de operações. O Pipefy possui soluções para Recursos Humanos , setor Financeiro e Customer Success .
