Por Thalita Aben-Athar, Gerente de Atendimento para Novos Negócios na MCM Brand Group
Os
profissionais de eventos possuem apenas uma
certeza na execução do seu trabalho: situações inesperadas e imprevistos
vão acontecer. Um bom gerenciamento prevê esses cenários
para que a equipe possa estar precavida e saber como agir no momento
dessas ocorrências. Isso significa dizer que o pré evento – o
processo de planejamento e dimensionamento de equipe antes da execução
propriamente dita – é a etapa mais importante do trabalho e,
muitas vezes, até mesmo mais relevante do que a execução no dia.
Ao dedicarmos uma boa dose de atenção ao
detalhamento da pré produção, conseguimos nos aprofundar nas
minuciosidades do projeto com antecedência, nos certificando de que
todos
os pontos estarão cobertos. Como fazer isso? Recorrendo a tecnologia ou
ao – bom e velho – caderninho, pois eles serão nossos melhores
amigos nesse momento de quilométricos check lists, passando todos os itens
planejados. É importante lembrar também de colocar aqueles valiosos e fundamentais contatos de emergência para contatar caso as
situações hipotéticas se tornarem realidade, como: deixar sempre uma gráfica na manga, um time de backup e opções de fornecedores.
Essas
estratégias
são especialmente importantes quando pensamos em cidades menores. Por
anos, os eventos e os clientes ficaram voltados para as grandes
capitais e é natural pensarmos em projetos sempre acontecendo em regiões
que têm à disposição parceiros, fornecedores e todos os
recursos para tornar possível qualquer ideia mirabolante. Mas hoje em
dia a realidade é outra, os eventos estão por todos os cantos do
país, dos centros empresariais de São Paulo a Luis Eduardo Magalhães, no
interior da Bahia.
Ao
nos sentarmos para desenvolver as estratégias e
ativações dos eventos, temos que olhar a praça em que ele será executado
para que a ideia não fique só no papel. De nada funciona uma
linda proposta que encantará os olhos do cliente, mas que não será
executável! O desafio é unir os dois mundos, superar qualquer
obstáculo e desenvolver uma ideia criativa em uma micro cidade
interiorana. Hoje temos muitas facilidades com a tecnologia, mas anos
atrás, descobrir quem faça, por quanto e o contato, era uma missão quase
impossível. Agora os próprios fornecedores estão mais
conectados com o que está acontecendo e isso facilita toda a relação.
Uma
questão muito importante que ainda se sobressai ao realizarmos eventos
em cidades pequenas é: o
quanto as nossas ações e presença no local podem impactar positivamente
na região? Ao recebermos uma demanda de projetos fora das
capitais, enxergamos como uma oportunidade de desenvolvimento da
economia local. Em nosso processo de compra, as empresas e fornecedores
locais serão priorizados. A equipe busca um relacionamento próximo para
entendermos como podemos desenvolver essas empresas para que
tenhamos uma boa entrega. Isso otimiza os processos do parceiro e
melhora suas futuras relações empresariais, sem esquecer de como os
fornecedores locais conseguem dar um “toque de regionalismo” nos
eventos.
Gerar
uma familiarização
entre o cliente e a cidade em que o evento será executado é essencial,
assim o público tem a sensação de pertencimento por entender que
aquela empresa está interessada em ‘viver’ a sua cidade. Um bom exemplo
disso é um evento que realizamos para anunciar a chegada de
uma determinada fábrica em uma pequena cidade, mas ao chegarmos no local
entendemos que a população não estava satisfeita por mais uma
empresa atingir seu solo, ar e rotina. Com essa visão, alteramos o foco
do projeto, decidimos falar dos motivos pela escolha da região,
mostrando para a população a estratégia da empresa e de como isso
poderia impactar positivamente os moradores. Com essa estratégia,
também fizemos todas as contratações localmente, desde staff, montagem, materiais e catering. O que seria um obstáculo, se tornou parte integrante da execução.
Somos 26
estados federados e 5. 570 municípios no Brasil, cada um deles com as
suas especificidades e detalhes. É importante
olharmos para o país como um todo, entendendo que somos mais do que
grandes metrópoles. Devemos pensar ainda que em cada um desses lugares
existe um fornecedor em potencial, pronto para participar das mais
diversas ideias, ativações e criações que os eventos podem
desenvolver, precisamos apenas ter paciência para encontrá-los.
*
Thalita Aben Athar é formada em Comunicação Social com ênfase em
Publicidade e Propaganda. Possui 16 anos de experiência em
comunicação e marketing e atua na MCM Brand Group há 9 anos, sua jornada
inclui atendimento comercial, gestão de conta, gerente de
projetos, e outras posições estratégicas. Hoje, Thalita é gerente para
Novos Negócios na MCM Brand Group, dedicando sua atenção e
equipe para o atendimento dos novos clientes e outros já consolidados.
